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11 mars 2013 - DEPANN 2000, groupe français de 160 personnes et leader européen du dépannage, a mis en place un projet de dématérialisation des factures clients avec ACCELYA, spécialiste de la dématérialisation des factures et des flux dématérialisés : un projet global de plus de 100 000 factures annuelles en format structuré, pour des bénéfices à tous les niveaux – du dépanneur à ses clients assisteurs et autres clients B2B – et qui prouve que la dématérialisation fiscale des factures offre des avantages à toutes les structures et tailles d’entreprises !

Fondé en 1979, DEPANN 2000 est la marque déposée d’un groupe de dépannage, remorquage et de transport de véhicules, qui a pour ambition de satisfaire ses clients en mettant tout en oeuvre pour une prise en charge efficace dans les plus brefs délais.

Grâce à plus de 30 ans d’expérience et de savoir-faire, et à un service disponible 24 heures sur 24 et 365 jours par an, le groupe s’est fortement développé et compte désormais 160 personnes, et une flotte de 120 véhicules pour une moyenne de 400 interventions par jour en Ile de France.

Sous l’impulsion de Jean-Jacques Julien, son fondateur, le groupe a toujours cherché à être à l’avant-garde de ce qui se faisait en termes de technologies, de véhicules de remorquage et d’informatique. Après l’optimisation des missions, la géolocalisation et l’autoguidage GPS des véhicules, c’est donc presque naturellement que la PME s’est tournée vers la dématérialisation des factures.

Le groupe DEPANN 2000 compte 12 sites en Ile de France ; chacun est indépendant par un contrat de concession de marque, et a son fonctionnement propre : facturation client (et, notamment, le traitement de nombreux documents papier), gestion, contrôle de gestion, comptabilité analytique, mais aussi et surtout la gestion de l’agence, car chaque agence est certifiée AFNOR.

Le projet est né d’un partenariat fort entre DEPANN 2000 et GTIR, la société qui développe un progiciel utilisé par la majeure partie des dépanneurs en France ; lancé à l’été 2012, il avait pour but d’éviter les risques d’erreurs liés à la saisie manuelle des factures, et d’automatiser l’ensemble des missions et la facturation confiée aux dépanneurs. La mise en place de ces procédures permettrait aux agences DEPANN 2000 de prendre plus de recul pour une plus grande autonomie.

Dans un secteur où 1 intervention équivaut à 1 facture, la dématérialisation fiscale des factures clients a été mise en place rapidement au niveau du siège, et se déploie désormais au niveau des agences, pour un projet global de plus de 100 000 factures électroniques par an. Le projet répond aussi aux demandes des grands noms de l’assistance automobile, et pour de plus petits clients, la transition se fait lentement mais sûrement, en communiquant de nombreuses explications et une information claire et, comme en témoigne Gwladys Toton, responsable commerciale de DEPANN 2000 : « Nous sommes très confiants, le projet se développe extrêmement rapidement. Pour nos agences, le transfert des factures se fait en cliquant sur un bouton, et c’est sans compter sur la sécurité de l’information et le gain de temps qui apportent un vrai confort d’utilisation, et aussi une productivité accrue : les personnes sont plus détendues dans leur travail au quotidien, l’information ne repose pas seulement sur leurs épaules, elles sont rassurées. Au niveau de la gestion du projet avec Accelya, nous avons pu avoir un véritable chef de projet, pour un pilotage du projet dans le respect des engagements et sans mauvaises surprises.»

Pour une suppression totale de l’envoi des factures papier, et en conformité avec la réglementation, les transferts de données de facturation se font principalement en EDI (Echange de Données Informatisé), pour une intégration totale chez les clients : « C’est aussi un confort supplémentaire au niveau des actions à mener : plus d’éditions papier, de mise sous pli, d’affranchissement, d’envoi au bureau de poste… Davantage de facilités, pour un risque d’erreurs moindre et moins de litiges. » poursuit Gwladys Toton.

Comme quoi la dématérialisation fiscale des factures peut apporter automatisation et bénéfices à des entreprises de toutes tailles.

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